Datenschutzerklärung

1. Beschreibung und Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäfts- und Vertragsbeziehung von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen einer vorvertraglichen Kontaktaufnahme oder einer sonstigen Anfrage Ihrerseits erhalten. Wir verarbeiten gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten wie Anrede, Vor- und Nachnamen, private und/oder geschäftliche Anschrift, Geburtsname, private und/oder geschäftliche Telefonnummer, private und/oder geschäftliche Mobilfunknummer, private und/oder geschäftliche Faxnummer und private und/oder geschäftliche E-Mail-Adresse
• Informationen zur Funktion und zu Ihrer Tätigkeit (bei Ihrem Arbeitgeber)
• Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen erhoben wurden
• Legitimations- und Benutzerdaten
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenzen
• Projekt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Weitere Daten, deren Verarbeitung im Rahmen eines Projekts oder der Abwicklung einer Vertragsbeziehung erforderlich sind oder die freiwillig von unseren Ansprechpartnern angegeben werden, wie getätigte Anfragen oder Projektdetails

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber im Rahmen der gemeinsamen Zusammenarbeit erhoben. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, ist jedoch für die Kommunikation und die Abwicklung von Verträgen mit uns erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, können wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen. Dies gilt auch für die Beantwortung von Anfragen Ihrerseits. Darüber hinaus werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufrechtzuerhalten bzw. einen Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden. Die Nichtbereitstellung kann daher dazu führen, dass Sie kein Ansprechpartner und/oder Geschäftspartner sein können. Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz. Wir identifizieren zudem anhand der übermittelten Informationen potenzielle Geschäftspartner, die unsere Leistungen und Informationen benötigen könnten, und informieren diese Geschäftspartner per Briefwerbung. Wir behalten uns vor im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Anbahnung, Durchführung und Beendigung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten als Ansprechpartner einer juristischen Person erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, und zwar zur Erfüllung eines mit Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrages. Soweit notwendig verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch darüber hinaus aufgrund einer Interessenabwägung (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der postalischen Direktwerbung erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, für die Speicherung Ihrer Daten in einer Werbesperrdatei zu Nachweiszwecken und Abwehr von Haftungsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann zudem aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) erfolgen oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. e DSGVO) liegen. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben oder liegen im öffentlichen Interesse (z. B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten).

3. Zweck der Verarbeitung

Für folgende Zwecke verarbeiten wir Daten von Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern:

• Allgemeine Kommunikation mit Geschäftspartnern zu Dienstleistungen und Projekten, z.B. um Anfragen des Geschäftspartners zu bearbeiten
• Planung, Durchführung und Verwaltung der (vertraglichen) Geschäftsbeziehung zwischen dem Verantwortlichen und dem Geschäftspartner
• Durchführen von postalischen Marketingkampagnen, Veranstaltungen für Geschäftspartner und ähnlichen Aktionen und Events
• Postalische Zustellung von Informationen, von denen wir annehmen, dass diese für Sie interessant sind
• Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z.B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten)

Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung zu folgenden Zwecken:

• Maßnahmen für die Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. das Führen einer Customer-Relationship-Management-Datenbank
• Beilegen von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer Dienstleistungen, Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zudem zum Zwecke der postalischen Direktwerbung. Die Aufnahme in eine Werbesperrdatei dient zum Nachweis und zur Abwehr von Haftungsansprüchen sowie zur Berücksichtigung Ihrer erteilten Werbewidersprüche bei zukünftigen Marketinginitiativen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vertraglich vereinbarten Zweckes notwendig ist, jedoch grundsätzlich so lange, bis das Vertragsverhältnis mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber besteht. Die Daten werden daher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten daher zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach Wegfall unserer berechtigten Interessen oder gesetzlicher Vorgaben werden Ihre Daten gelöscht. Wir nutzen Ihre Kontaktdaten, um Sie per Post über unsere Leistungen zu informieren. Dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen:

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten. Dabei entstehen Ihnen keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Wir behalten uns vor, im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihre E-Mailadresse und/oder Ihre Postadresse allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern. Die Speicherung in der Werbesperrdatei ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

Für weiterführende Informationen zur Aufbewahrungsdauer der einzelnen Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bitten wir Sie den zuständigen Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

5. Empfänger der Daten

Innerhalb unserer Organisation erhalten diejenigen Stellen und Bereiche Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen. Wir arbeiten mit Dienstleistern, wie beispielsweise Dienstleistern für IT-Wartungsleistungen, Videokonferenztools oder Newsletter Versand, zusammen (sog. Auftragsverarbeiter). Diese Dienstleister werden nur nach unserer Weisung tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern ab. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass unsere Dienstleister die personenbezogenen Daten unserer Geschäftspartner nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, usw.)  verarbeiten.

Wir übermitteln gegebenenfalls personenbezogene Daten an Gerichte, Aufsichtsbehörden oder Anwaltskanzleien, soweit hierfür nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass unsere Geschäftspartner ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe der Daten haben.

6. Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Die Europäische-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzt voraus, dass die Übermittlung personenbezogener Daten, die bereits verarbeitet werden oder nach ihrer Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation verarbeitet werden sollen, nur zulässig ist, wenn ein mit den Vorgaben der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet ist. Wenn also sichergestellt ist, dass die Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden – dazu kann beispielsweise das Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission i.S.d. Art. 45 Abs. 1, 3 DSGVO oder die Einführung unternehmensinterner, von einer Aufsichtsbehörde genehmigter Datenschutzvorschriften (sog. „geeignete Garantien“, Art. 46 Abs. 2, 3 DSGVO) zählen. Wir übermitteln Daten auch in ein Drittland, nämlich in die USA.

Eine Übermittlung der Daten in die USA ist zulässig, wenn der Empfänger eine Zertifizierung unter dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) besitzt oder über geeignete zusätzliche Garantien verfügt. Das DPF ist ein (individuelles) Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, welches die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF-zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten.

Wir nutzen für den Empfang und Versand von E-Mails Microsoft 365. Microsoft 365 ist ein Dienst, der von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Microsoft) erbracht wird. Der Hauptsitz des Mutterkonzern (Microsoft Corporation) von Microsoft liegt aus Datenschutzsicht in einem Drittland. Microsoft wird, wie beschrieben, nur nach unserer Weisung tätig und ist vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Wir achten bei der Vertragsgestaltung darauf, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union stattfindet. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Servern, auf welche auch die Muttergesellschaft Zugriff hat, kann, bspw. im Supportfall, nicht gesichert ausgeschlossen werden. Der Anbieter verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Die Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie unter: https://www.dataprivacyframework.gov/list. Dort können Sie nach dem Anbietername suchen und die Zertifizierung direkt einsehen.

Eine weitere, gezielte Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht. Sollten Sie im Einzelfall eine gezielte Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.